XML failu apstrāde - Lietotāja instrukcija
Kā efektīvāk izmantot e-pastā iesūtīto xml failu digitalizācijas funkcionalitāti?
Svarīgi: Jūsu rēķinu iesūtīšanas pastkastē šī funkcionalitāte jau ir aktivizēta. Lūdzu, izlasiet šo instrukciju, lai izvairītos no rēķinu dublikātiem un nodrošinātu netraucētu rēķinu apriti.
🎯 Ko tas maina jūsu rēķinu apstrādē
Standarta digitalizācijas procesā, kad Jūs vai Jūsu piegādātājs nosūta PDF formāta rēķinus uz digitalizācijas e-pasta adresi, tie tiek digitalizēti 24 stundu laikā (vai īsākā laikā, ja tas noteikts līgumā).
Šī ir iespēja rēķinus digitalizēt ātrāk: Ja iesūtīsiet XML failus PDF failu vietā (vai kopā ar PDF failiem), mūsu sistēma var tos apstrādāt automātiski, pāris minūšu laikā. XML faili satur strukturētus datus, kurus mūsu sistēma var nolasīt automātiski, bez digitalizācijas operatora iesaistes procesā.
Kad iesūtāt rēķinus uz digitalizācijas e-pasta adresi, mūsu sistēma:
- Automātiski pārbauda, vai e-pasts satur XML failus
- Apstrādā XML rēķinu failus pāris minūšu laikā
Lai paātrinātās rēķinu apstrādes procesa laikā nerastos rēķinu dublikāti, jāievēro zemāk aprakstītie nosacījumi failu nosaukumiem.
📧 Kā pareizi iesūtīt rēķinus
Labākā prakse: rēķina failu nosaukumiem jābūt vienādiem
✅ PAREIZI - vienādi rēķina failu nosaukumi:
📎 invoice_123.xml
📎 invoice_123.pdf
Rezultāts: XML fails tiek apstrādāts nekavējoties, PDF fails tiek pievienots pielikumā šim pašam rēķinam
❌ IZVAIRIETIES NO - atšķirīgiem viena rēķina failu nosaukumiem:
📎 invoice_123.xml
📎 invoice_456.pdf
Rezultāts: katrs fails digitalizēts atsevišķi (veidojas rēķinu dublikāti!)
✅ Ja sūtat vairākus rēķinus vienā e-pastā
✅ PAREIZI:
📎 january_invoice.xml + jan_invoice.pdf
📎 february_invoice.xml + feb_invoice.pdf
📎 mar_statement.pdf (fails tiek novirzīts digitalizācijai ierastajā procesā)
🤝 Instrukcija piegādātājiem
📋 Nosūtiet šo instrukciju piegādātājiem, kuri sūta rēķinus uz jūsu rēķinu digitalizācijas e-pasta adresi
- Ja sūtat gan XML, gan PDF failus: Izmantojiet identiskus failu nosaukumus (piemēram, invoice_001.xml + invoice_001.pdf)
- Ja sūtat tikai XML failu: Perfekti! Tas tiks apstrādāts nekavējoties
- Ja sūtat tikai PDF failu: Tas tiek apstrādāts kā ierasts, nekādas izmaiņas nav nepieciešamas
- Atbalstītie XML failu formāti: PEPPOL BIS Billing 3.0, ISDOC, e-invoice 1.1/1.2
- Rēķinu iesūtīšanas e-pasts nemainās: [Jūsu digitalizācijas e-pasta adrese]
💡 Kāpēc XML faili ir piemērotāki: tie tiek apstrādāti daudz ātrāk kā ierastajā pdf failu digitalizācijas procesā - rēķini sistēmā parādās uzreiz pēc e-pasta saņemšanas (~1 minūtes laikā)
Padoms: Palūdziet saviem piegādātājiem failu nosaukumos iekļaut rēķina numuru (piemēram, "INV001_Company.xml"), lai atvieglotu rēķinu pārskatīšanu.
📊 Iespējamie failu digitalizācijas scenāriji
| Saņemtie faili | Digitalizācijas process | Rezultāts |
|---|---|---|
| tikai XML fails invoice.xml | XML fails tiek apstrādāts kā e-rēķins | ✅ 1 rēķins, PDF fails tiek automātiski ģenerēts FitekIN sistēmā |
| XML un PDF faili ar identiskiem nosaukumiem invoice.xml + invoice.pdf | XML fails tiek apstrādāts, PDF fails tiek pievienots pielikumā | ✅ 1 rēķins ar pievienotu oriģinālo PDF failu |
| XML un PDF faili ar atšķirīgiem nosaukumiem invoice1.xml + invoice2.pdf | XML fails tiek apstrādāts kā e-rēķins + PDF fails tiek apstrādāts ierastajā digitalizācijas procesā | ⚠️ 2 rēķini sistēmā (dublikāti!) |
| Tikai rēķina PDF fails invoice.pdf | Standarta digitalizācijas process | ✅ Rēķins tiek apstrādāts kā parasti |
| Neatbilstošs XML fails + PDF rēķina fails invalid.xml + backup.pdf | XML fails tiek noraidīts un nosūtīts noraidījuma e-pasts, PDF fails tiek apstrādāts ierastajā digitalizācijas procesā | ✅ 1 rēķins - oriģinālais PDF fails |
🔍 Kā pamanīt failu apstrādes problēmas
Pazīmes, kas liecina par rēķinu failu nosaukumu neatbilstību:
- Rēķinu dublikāti - sistēmā parādās rēķinu dublikāti no kāda piegādātāja
- Trūkst oriģinālā PDF rēķina pielikumā, ja tas iepriekš ir ticis sūtīts
- Atšķirīgi apstrādes laiki līdzīgiem rēķiniem no viena piegādātāja
✅ Veiksmīgs rēķinu apstrādes process:
• Rēķini tiek apstrādāti ~1 minūtes laikā
• Perfekta datu precizitāte
• Oriģinālie PDF rēķinu faili pielikumā (ja tikuši sūtīti)
• Katram rēķina numuram 1 rēķins
❓ Biežāk uzdotie jautājumi
J: Vai man nepieciešams šobrīd kaut ko mainīt?
A: Nav nepieciešamas nekādas darbības no jūsu puses. Funkcionalitāte jau ir aktīva. Turpmāk sūtītajiem rēķiniem ievērojiet failu nosaukumu noteikumus.
J: Kas notiek, ja piegādātājs iesūta rēķinus ar atšķirīgiem failu nosaukumiem?
A: Sistēmā veidosies rēķinu dublikāti. Sazinieties ar piegādātāju un nosūtiet mūsu sagatavoto piegādātāju rēķinu iesūtīšanas instrukciju.
J: Vai ir iespējams atslēgt šo funkciju atsevišķiem piegādātājiem?
A: Šobrīd nav tādas iespējas, taču kontroles funkcijas ir izstrādē. Sazinieties ar mūsu klientu atbalsta dienestu, ja ir nepieciešami individuāli uzstādījumi.
Q: Vai XML rēķinu failu digitalizācijas cena atšķiras no PDF rēķinu cenas?
A: Cenas netiek mainītas! XML failu apstrādes cena ir tāda pati kā PDF failiem. Vērtīgākais ieguvums ir apstrādes ātrums salīdzinot ar PDF failu digitalizācijas procesu (rēķins tiek apstrādāts ~1 minūtes laikā). Rēķina dati sistēmā pieejami uzreiz pēc rēķina saņemšanas. Aiciniet piegādātājus iesūtīt rēķinu XML failus PDF failu vietā, lai rēķinu dati sistēmā būtu pieejami ātrāk.
J: Ko darīt, ja rodas jautājumi par XML failu apstrādes procesu?
A: Sazinieties ar mūsu klientu atbalsta komandu ( support.lv@fitek.com) un atbildēsim uz neskaidrajiem jautājumiem.