XML processing - User guide
Kaip efektyviai naudotis nauja XML priėmimo funkcija
Svarbu: Ši funkcija jau yra aktyvuota Jūsų el. pašto dėžutėje. Perskaitykite šį vadovą, kad išvengtumėte pasikartojančių sąskaitų ir užtikrintumėte sklandų apdorojimą.
🎯 Ką tai reiškia Jums
Traditionally, when you or your supplier email PDF invoices to mailbox, they go through our standard digitization process - we convert them into our system, which can take up to 24 hours.
Now there's a faster option: If you send XML files instead of (or alongside) PDFs, our system can process them automatically within minutes. XML files contain structured data that our system can read directly, eliminating the need for digitisation process.
When you email invoices to the same purchase invoice mailbox, our system now:
- Automatically detects if XML files are present
- Processes XML invoices within minutes instead of hours
This faster processing requires following specific naming rules to prevent duplicate entries and ensure smooth automation.
📧 Kaip siųsti sąskaitas
Geriausia praktika: Suderinkite failų pavadinimus
✅ TEISINGA – Tas pats failo pavadinimas:
📎 sąskaita_123.xml
📎 sąskaita_123.pdf
Rezultatas: XML apdorojamas iš karto, PDF pridedamas prie tos pačios sąskaitos.
❌ VENGTI – Skirtingi failų pavadinimai:
📎 sąskaita_123.xml
📎 sąskaita_456.pdf
Rezultatas: Sukuriamos DVI atskiros sąskaitos (dublikatas!).
✅ Kai siunčiate kelias sąskaitas
✅ TEISINGA:
📎 sausis_sąskaita.xml + saus_sąskaita.pdf
📎 vasaris_sąskaita.xml + vas_sąskaita.pdf
📎 sąskaita1.pdf (perkeliama į skaitmeninimą kaip įprasta)
🤝 Instrukcijos Jūsų tiekėjams
📋 Pasidalinkite šiuo sąrašu su tiekėjais, kurie siunčia Jums sąskaitas:
- Jei siunčiate tiek XML, tiek PDF: naudokite identiškus failų pavadinimus (pvz.: sąskaita_001.xml + sąskaita_001.pdf)
- Jei siunčiate tik XML: puiku! Mes apdorosime ją iš karto
- Jei siunčiate tik PDF: viskas veikia kaip anksčiau - jokių pokyčių nereikia
- Palaikomi XML formatai: PEPPOL BIS Billing 3.0, ISDOC, e-invoice 1.1/1.2
- Siųskite į tą patį adresą: [Jūsų Fitek skaitmeninimo pašto dėžutė]
💡 Kodėl XML yra geriau: itin greitas apdorojimas (~1 minutė) palyginti su tradiciniu OCR - sąskaitos sistemoje atsiranda beveik akimirksniu.
Patarimas: paprašykite tiekėjų failų pavadinimuose įtraukti sąskaitos numerius (pvz., INV001_Įmonė.xml), kad būtų lengviau sekti.
📊 Kas vyksta skirtingose situacijose
| Gauti failai | Kas vyksta | Rezultatas |
|---|---|---|
| tik sąskaita.xml | XML apdorotas kaip e. sąskaita | ✅ 1 sąskaita, PDF sugeneruotas Fitek |
| sąskaita.xml + sąskaita.pdf | XML apdorotas, PDF pridėtas | ✅ 1 sąskaita su originaliu PDF |
| sąskaita1.xml + sąskaita2.pdf | XML apdorotas + PDF išsiųstas į OCR | ⚠️ 2 atskiros sąskaitos (dublikatas!) |
| tik sąskaita.pdf | Standartinis OCR apdorojimas | ✅ Veikia kaip anksčiau |
| netinkama_sąskaita.xml + atsarginė_kopija.pdf | XML atmestas, PDF apdorotas per OCR | ✅ 1 sąskaita faktūra iš PDF |
🔍 Kaip pastebėti problemas
Failų pavadinimų neatitikimai:
- Sistemoje atsiranda dubliuotos sąskaitos tam pačiam tiekėjui
- Trūksta PDF susijusių dokumentų, kai jų tikėjotės
- Skirtingas apdorojimo laikas panašioms sąskaitoms faktūroms iš to paties tiekėjo
✅ Sėkmės rodikliai:
• Sąskaitos apdorojamos per maždaug 1 minutę
• Duomenų tikslumas - 100 %
• Prireikus prisegami originalūs PDF failai
• Viena sąskaita - vienam dokumentui
❓ Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)
K: Ar dabar reikia ką nors keisti?
A: Ne, jokių skubių veiksmų nereikia. Funkcija jau veikia. Tiesiog laikykitės failų pavadinimų suderinimo taisyklių ateities el. laiškuose.
K: Kas, jei tiekėjas siunčia neteisingus failų pavadinimus?
A: Gausite dubliuotas sąskaitas. Susisiekite su tiekėju, pateikdami aukščiau nurodytą kontrolinį sąrašą.
K: Ar galiu išjungti šią funkciją kai kuriems tiekėjams?
A: Šiuo metu ne, tačiau svarstome galimybę pridėti tokias valdymo priemones. Susisiekite su mumis aptarti Jūsų poreikių.
K: O kaip dėl apmokėjimo - ar XML kainuoja kitaip nei OCR?
A: Kainos nesikeičia! XML kainuoja tiek pat, kiek ir įprasta skaitmeninimo paslauga. Pagrindinis privalumas - itin greitas apdorojimas (apie 1 minutę, palyginti su tradiciniu OCR), kuris leidžia sąskaitoms patekti į sistemą momentaliai. Rekomenduokite tiekėjams siųsti XML vietoje PDF dėl maksimalios spartos.
K: O jei visa tai atrodo sudėtinga?
A: Tai visiškai normalu! Susisiekite su mumis - padėsime išspręsti jūsų situaciją.