XML failide töötlemine - kasutusjuhend
Kuidas XML failide vastuvõtu funktsiooni kasutada
Oluline: See funktsioon on juba aktiveeritud. Palun lugege seda juhendit, et vältida arvete dubleerimist.
Mida see Teie jaoks tähendab
Kui Teie või tarnijad saadate näiteks PDF-arveid ostuarvete postkasti, liiguvad need dokumendid läbi digiteerimise protsessi - me töötleme ja konverteerime need, mis võib võtta kuni 24 tundi.
Nüüd on olemas kiirem võimalus: Kui saadate PDF-ide asemel (või koos nendega) XML-failid, suudab meie süsteem neid töödelda automaatselt juba mõne minutiga. XML-failid sisaldavad struktureeritud andmeid, mida süsteem oskab otse lugeda, mistõttu digiteerimise protsessi ei ole vaja läbida.
Kui saadate arveid ostuarvete postkasti, siis meie protsessid:
- Tuvastavad automaatselt, kas XML-failid on olemas
- Töötlevad XML-arveid minutitega, mitte tundidega
See kiirem töötlemine eeldab failide kindlate nimetamisreeglite järgimist, et vältida topeltkirjeid ja tagada sujuv automatiseerimine.
Kuidas arveid saata
Parim praktika: sobitage omavahel failide nimed
✅ ÕIGE - sama failinimi:
📎 arve_123.xml
📎 arve_123.pdf
Tulemus: XML töödeldakse koheselt, PDF lisatakse samale arvele
❌ VÄLTIGE - erinevad failinimed:
📎 arve_123.xml
📎 arve_456.pdf
Tulemus: luuakse KAKS eraldi arvet (duplikaat!)
Mitme arve saatmisel
✅ ÕIGE:
📎 jaanuar_arve.xml + jaanuar_arve.pdf
📎 veebruar_arve.xml + veebruar_arve.pdf
📎 märts_väljavõte.pdf (liigub digiteerimisele tavapäraselt)
Tulemus: Failide korrektsel nimetamisel liiguvad need vastavalt töösse
Juhised Teie tarnijatele
📋 Jagage seda infot tarnijatega, kes Teile arveid saadavad:
- XML ja PDF saatmisel: Kasutage identseid failinimesid (nt arve_001.xml + arve_001.pdf)
- Ainult XML saatmisel: Korrektse formaadi puhul toimub töötlus koheselt
- Ainult PDF saatmisel: Töötab nagu varem - muudatusi pole vaja
- Toetatud XML formaadid: PEPPOL BIS Billing 3.0, ISDOC, e-invoice 1.1/1.2
- Saatke samale aadressile: [Teie Fitek e-posti aadress]
💡 Miks XML-id on paremad: Välkkiire töötlemine (~1 minut) võrreldes traditsioonilise digiteerimisega - Teie arved ilmuvad süsteemi peaaegu koheselt!
Soovitus: Paluge oma tarnijatel lisada failinimedesse arvenumbrid (nt "ARV001_Ettevõte.xml"), et muuta jälgimine lihtsamaks.
Mis juhtub erinevate tsenaariumite korral
| Saadud failid | Mis juhtub | Tulemus |
|---|---|---|
| ainult arve.xml | XML töödeldakse e-arvena | ✅ 1 arve, PDF genereerib Fitek |
| arve.xml + arve.pdf | XML töödeldakse, PDF lisatakse | ✅ 1 arve koos algse PDF-iga |
| arve1.xml + arve2.pdf | XML töödeldakse + PDF saadetakse OCR-i | ⚠️ 2 eraldi arvet (duplikaat!) |
| ainult arve.pdf | Standardne töötlemine | ✅ Töötab nagu varem |
| vigane.xml + varukoopia.pdf | XML lükatakse tagasi, PDF töödeldakse OCR-iga | ✅ 1 arve PDF-ist |
Kuidas probleeme märgata
Märgid, et Teil võivad olla failinimede mittevastavused:
- Ilmuvad duplikaat arved
- Puuduvad PDF manused, kui need peaksid olema
- Erinevad töötlemisajad sarnaste arvete puhul samalt tarnijalt
✅ Kui e-postiga edastatud XML-id on saadetud korrektsena :
• Arved töödeldakse ~1 minutiga
• Arve andmete täpsus vastab täielikult XML-s kajastuvale infole
• Originaal PDF-id on vajadusel lisatud
❓ Korduvad küsimused
K: Kas ma pean praegu midagi muutma?
V: Ei. Funktsioon töötab juba. Järgige lihtsalt failinimede sobitamise reegleid.
K: Mis juhtub, kui tarnija saadab failid, mis ei ole nõuetekohaselt nimetatud?
A: Teile jõuavad duplikaadid. Võtke tarnijaga ühendust ja edastage juhised, kuidas korrektselt XML arvefaile edastada.
K: Kas ma saan selle funktsionaalsuse välja lülitada?
V: Praegu mitte, kuid me kaalume selle võimaluse lisamist. Võtke meiega ühendust konkreetsete vajaduste arutamiseks.
K: Kui palju see teenus maksab?
V: Hinnamuudatusi ei tule! XML-ide töötlustasu on sama, mis PDF-i digiteerimisel. Suurim väärtus seisneb välkkiires töötlemises (~1 minut võrreldes traditsioonilise digiteerimisega), mis edastab arved süsteemi kiirelt. Julgustage oma tarnijaid saatma XML-e PDF-ide asemel maksimaalse kiiruse saavutamiseks.
K: See on veidi segadustekitav ja ma pole kindel, et mõistan seda protsessi hetkel täielikult.
A: Arusaadav! Võtke meiega ühendust, kirjeldage oma muret ja käime Teie konkreetse olukorra läbi.